工作过很多公司，开过无数次会议，我见过的高效会议没几个。其实高效会议没有那么难，但奇怪的是，很多会议主持人对自己会议的低效熟视无睹，这让出席会议的人既恨又无奈。
高效会议需要注意的事情其实还是蛮多的，不过如果我们知晓了它的原理，也不难掌握。我借用英文的5W1H来说说。
第一个W是What。如果要开会，首先要非常明确地定义会议的主题。换句话说，我们要通过会议解决什么问题？这第一步必须做好，否者高效会议的基础就没了。比如，你对于为什么要开会模糊、你对于需要邀请谁来参加会议就会模糊、对于选择会议室也会模糊，你可以想想会议召开的情景，只能是惨不忍睹。
第二个W是why。为什么要开会。我们定义了需要解决的问题，同时我们也需要问自己：为什么需要用开会的方式来解决这个问题。因为解决问题的方法多种多样，比如可以发通告来告知，发邮件来讨论等等。如果我们回答不了为什么要开会，那就不要开了。会议有好多种，但务必记住，如果通过开会可以有效的解决某个问题，那才有开会的必要否则就没有必要。所以，我们需要定义我们需要解决的问题，我们也需要考虑除了开会是不是还有别的解决问题的方法，哪种方法更高效。
第三个W是Who。哪些人需要被邀请来参加会议。
这个问题的关键是尊重。这个提法可能有点古怪，其实很简单。是不是参加会议的人需要100%的参与，要么贡献意见，要么做决策，要么需要被告知；如果不是100%的参与，那能不能至少做到80%。否则，你讨论的话题就有部分与参与者无关，那你邀请别人过来是不是有点不尊重呢？你请别人来，就是需要别人100%的参与，否则就是不尊重。你好好考虑。
第四个W是When。什么时候开会。
通常领导的时间和日程比较重要，如果你需要开个会议，先想想谁的日程比较难以搞定。你搞定最难的 那个，其余的就简单了。所以，会议时间的确定往往决定于最高领导，你需要先搞定会议中最高领导的日程。这并不是说别人的日程不重要，我们选择开会时间时需要照顾到多数人，如果不能兼顾，那么最高领导人的日程就必须被照顾。
第五个W是Where。在哪儿开会。
这个问题看起来有点傻，其实一点都不是。开会的时候，你需要考虑有多少人，多长时间，会用到什么设施，会议室是不是有空。如果这些都不是问题，那么考虑会议室距离的远近吧。千万记住，在会议前先调试好各种设施，摆好座椅。不同形式的会议，座椅的摆放会有所不同，这个请读者自己去研究。
1H是how。会议怎么开。
斯蒂芬·科维说过“任何事情都是两次创造而成”。会议怎么开，第一次创造就是自我模拟。设想如何向参会者介绍会议的主题，背景，需要达成的结论等等。想想参会者都有什么样的背景知识，会问到哪些问题。想想老板关心的会是什么问题，这些问题的答案又是什么。总之，你需要本着尊重别人的心理来开这个会议。你需要尊重别人的时间，你需要尊重别人的意见，但同时你更需要照顾到多数人，最最重要的是，你需要解决问题。
会议中会出现各种意外，请务必记住：会议需要准时开始，会议也需要准时结束。所以，必要时你必须打断那些滔滔不绝发表意见的人，包括你的老板。对于准备不充分的话题，建议会后讨论，或者重开会议讨论。作为会议主持，最严重的情况是，你的主持权利被无情的剥夺。
开会的目的是为了解决问题，所以，会前需要准备背景资料发给会议的参会者；会后需要发送会议记录给参会者，必要时还要追踪未完成事项，确保问题的解决。
最后总结一下：如果你想开一个高效的会议，你自己首先要有一颗高效的心，能够为别人着想，尊重别人的时间；你还要有一颗坚定的心，能够为了维护大多数人的时间，不畏强权，果断终止低效的会议行为。
一、开会发言紧张，表达不清楚；掌握这一招，轻松解决这些问题
很多人开会紧张，本来准备的很充分，结果一站起来就脑袋空白，明明有很多想法要表达，却没办法说出来。有时候，还会手心出汗，腿脚哆嗦，心跳加快。
前人总结了很多理由，像什么没有准备充分导致的紧张。知识储备不够，经验不足导致的紧张。这些理由都没错，但是都没有说到根子上去了。
紧张的根源来源于与会者的看法
举个例子，平时在家跟父母坐一起开家庭会议的时候，你是
不是觉得很自在，想怎么说就怎么说，完全不会有紧张的感觉。通用的，跟熟悉的同事一起会议室讨论问题的时候，同样的不会紧张。
但是，一到有领导或是比较正式的会议场合的时候，你就开始紧张了，说不出话来了。这就是与会者差异导致的，明白了这一点，也就明白了为什么明明自己准备的很充分，但是就是没办法完美的展示出来。或是一开头讲得好好的，然后被某位领导中途打断了，后面就不知道怎么进行下去了。
这种就跟你在电梯里面，碰到领导一样，你也会不自觉的严肃和紧张起来。在自己的潜意识里面，太在意领导的看法，深怕表现不好，不受领导的待见。如果你要是不在意领导的看法，比如打算要辞职前的会议，你完全就会很放松的发言，什么都敢讲出来。
明白了紧张的根源所在，那我们就有办法来进行克服了，下面讲的这一招就是从根源上来解决问题。
用假想演练法，从根源上克服掉紧张情绪
上面已经说了， 开会紧张一个是来至于重视领导的看法，另外一个就是中途的突发事件。先说说中途突发事件吧，就拿上面家庭的例子来说，如果跟家里人开家庭会议，你父亲突然说了一个很不可思议的事情出来，相信你也会不知所措的，更不用说开会的时候。
在开会的时候，如何才能不被中途打断导致的紧张呢？那就是用假想的方式，提前演练下可能出现的情况，这样一旦碰到类似的突发情况，你也就有了心理准备，自然也就不会紧张，反而会庆幸自己早有准备了。
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同样的用假想演练法，把领导假想成熟悉的同事，这样你就不会那么在意领导的看法，没有压力自然开会的时候也就不会紧张了。
开会发言紧张，表达不清楚；掌握这一招，轻松解决这些问题
假想演练法具体该怎么操作
假想细节点的提炼，很多人在开一些重要会议的时候，都会做充分的准备。但是在一些部门会议等小会议的时候，就很少有人会做准备的，这个也是导致会上出现一问三不知的原因。
不管是大会小会，都要提前把一些细节点提炼出来，不要死记硬背，而是掌握这些关键点就行，这样会上的时候碰到中途被打断的情况，你也能利用这些关键点来快速反应，进而把思路拉回来。
这些细节点都有哪些呢？
你要汇报内容的提炼，相关的关键数据，还有对汇报内容的自己的见解跟应对策略等。另外，对领导和同事可能会提的问题，做相应的回答提炼。记住这些细节点，多演练几次，自然会上你就不会紧张了，因为会上可能出现的问题，你都想到了。
对于那种一见到领导就紧张的职场人，开会前找机会去下会议地点。先熟悉下整个环境，看看到时你的位置在哪里，领导的位置在哪里，想象下会议过程中，彼此的情景是怎么样的。
再假想下领导的突然提问，让你不知所措，然后紧张得说不出话来，会怎么样？领导可能会瞪你一眼，也可能会微笑的鼓励你。把所有可能的细节都假想到了，自然心里也就有底了。
等到真正开会的时候，你就会庆幸这些情况都已经想到了。就算是出现突然的打断，你也能利用细节提炼的办法，快速反应进而把思路拉回来。
这类方法需要多次演练，熟能生巧，相信掌握后就成自然习惯了，从此开会就不在会紧张了。那些开会不紧张的员工，潜意识里面就已经具备了这些习惯了。
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